失敗しないオフィス移転～見積書の読み解き力をアップさせる～

オフィス移転時には引越し業者に作業を依頼します。でも業社から送られてくる見積書の見方に不安はありませんか？実は見積書に記載されている内容を精査する事で、その業社が信頼できる業社かどうかが見えてきます。

そこで今回は、見積書の読み解き力をアップさせて失敗しないオフィス移転を実現する方法をご紹介します。

ポイント1.打ち合わせとの相違、契約書との違いを確認する

最初のポイントは、打ち合わせで話した内容がすべて盛り込まれているかどうかです。口頭で「やります！」といった作業内容であっても、見積書に書かれていなければ別オプションという形で料金が発生してしまうかもしれません。

打ち合わせの内容は必ずメモを残しておき、見積書と照らし合わせながら、不明点はすぐにその場で担当者に確認するようにします。

そしてもうひとつ気をつけたい点は、見積書と契約書の違いです。見積書を確認しサインをしてもそれでは即契約とはなりません。しかし契約書にサインしてしまえばその時点で契約は成立するので、キャンセルをすればキャンセル料が発生します。契約書を見積書だといって提示する業者はいないと思いますが、打ち合わせ後、見積書ではなくすぐに契約書を持ってくるケースはあり得るため注意しましょう。

ポイント2.詳細まで記載されているかを確認する

次のポイントとして、詳細な作業内容が記載されているかどうかがあります。おおまかな作業内容と金額しか書かれていない見積書では、どこまで業者が担当し、どこから自分達でやらなければいけないのかが分かりません。引越しし当日になってさまざまなオプション料金が発生する――、そんな最悪のケースもあります。

搬入・輸送・積み降ろし、養生、そしてオフィス家具の梱包や移転先での配置などは基本料金に含まれているのか、一部はオプションになるのかはしっかりと確認しておきたいポイントです。

またトラックの台数、スタッフの人数なども確認ポイントです。現在のオフィスと移転先がどの程度離れているのかにもよりますが、トラックの台数とスタッフの人数によって、移転にかかる時間は大きく変わってきます。

ポイント3.金額だけで判断をせず、詳細をしっかりと確認する

見積書の確認を曖昧にすると、後々大きなトラブルの元になります。基本料金に含まれる作業、オプション料金になる作業を確認し、打ち合わせ内容と相違があれば必ずその場で担当者に伝えます。他にも万が一、備品や家具、OA機器などが破損してしまった場合の補償も重要な確認項目です。パソコンやサーバ内にあるデータは補償の対象外となる場合もあります。

比較する事で見積書の良し悪しが分かる

そして最も重要な事は、必ず一社ではなく複数社から相見積もりを取る事です。一社だけの見積書を見ても、それが見積書として正しいものなのかどうかの判断がつきません。見積書にどれだけ詳細な内容が記載されているかで、その業者が信頼できるかどうかの判断基準にはなりますが、相見積もりを取る事でその確度はより高いものとなります。

お伝えしたポイントを意識して、失敗しないオフィス移転を目指しましょう！

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