ご存知ですか？オフィス移転のあれこれ

さまざまな手続きが必要となるオフィス移転。法務局や登記所・労働基準監督署など、家庭の引っ越しでは必要ない申請書を提出する手間などが発生します。

その他、取引先への挨拶状・名刺や封筒など旧住所が記載された印刷物の変更など、やることが山積みです。

そこで今回は、オフィス移転をスムーズに行うためのコツをご紹介します。

オフィス移転に関わる費用は早めに算出する

不動産仲介料や敷金・礼金、引っ越し業者代金、原状回復工事費、什器や新たな設備の購入費、電話、ネット、OA機器の移設費――、ざっと挙げただけでもオフィス移転には多額の費用がかかります。

オフィス移転が決まったら最初にやるべきこと、それは移転に関わる費用の算出です。最初の段階では概算でも構わないので、早めに費用感を把握しておくことが大切です。

特に会社の年度末近くに移転を予定している場合には、決算にも大きく影響してきます。早めに概算を算出し、少しでも無駄を省きましょう。

そして注意したいのが、今借りているオフィスの解約です。法人契約で賃貸している場合、解約したい日の6カ月前に解約予告を出すのが一般的。ただ不動産会社によっては違う場合もあるので、あらかじめ解約予告の方法も確認しておきましょう。

解約予告を忘れてしまった場合、仮に解約の予告期間が6カ月であれば、6カ月に不足する分を違約金として支払うケースもあります。こういった不幸を防ぐため、オフィス移転に関わる費用は早めに算出しましょう。

オフィス移転にはさまざまな手続きが必要です。電気・水道・ガス・電話などの手続きはもちろん、法務局には本店移転登記申請書、税務署には事業年度や納税地、その他の変更異動届出書と給与支払事業所等を開設・移転・廃止届出書。公共職業安定所には事業主事業所各種変更届などなど――。

これらの膨大な書類を、どれも移転後遅くとも1カ月以内には提出しなくてはなりません。

最近では、ネット上で書類をダウンロードできる役所もあります。しかし、移転先で直接受け取らなくてはならない書類もあります。早めにチェックリストを作成し、効率よく役所で書類を受け取るなど、できるだけ手間をかけないようにすることがポイントです。

オフィス移転の挨拶状は、1カ月前になったら出しても問題はありません。最近では挨拶状は儀礼的なものとして、実務的にはメールで済ませる場合もあります。その場合挨拶状は、移転の1週間前ぐらいでも大丈夫でしょう。

名刺・封筒なども、早めに用意しておけば移転時にスムーズな交換ができます。旧住所の印刷物を増刷する時は、数に注意する必要がありますが、できるだけロスを防ぐためには旧住所と新住所を併記する方法もあります。

しっかりとした計画と入念な準備で、オフィス移転はスムーズになります。このコラムをご参考に、快適なオフィス移転を目指しましょう。